Představte si, že najdete jakýkoliv dokument během několika sekund. Že vaše archivy nezabírají celé místnosti a nehrozí jim poškození vodou či ohněm. Digitalizace dokumentů tohle všechno umožňuje – pokud ji ovšem provedete správně. Ať už plánujete skenování dokumentů ve vlastní režii nebo zvažujete outsourcing, máme pro vás osvědčený postup, který funguje.
Digitalizace dokumentů představuje systematický převod papírových materiálů do elektronické podoby, jejich kategorizaci a zpřístupnění pomocí moderních technologií. Nejde jen o prosté skenování dokumentů – jde o transformaci způsobu, jakým firma pracuje s informacemi.
Proč se do digitalizace pustit právě teď? Firmy, které odkládají digitální transformaci, každým dnem ztrácejí konkurenční výhodu. Zatímco jejich zaměstnanci listují v šanonech, konkurence už dávno analyzuje data a uzavírá obchody. Navíc legislativa stále více směřuje k elektronizaci – kdo začne včas, vyhne se stresu z náhlých změn.
Digitalizace dokumentů versus pouhé skenování
Mnohé firmy si digitalizaci dokumentů pletou s prostým skenováním. Rozdíl je však zásadní:
- skenování – vytvoření obrazové kopie dokumentu bez další hodnoty,
- digitalizace – převod dokumentu do vyhledavatelné podoby s metadaty, kategorizací a integrací do firemních systémů,
- digitalizace výkresů – specifický proces zahrnující zachování technických detailů, vrstev a možnost dalších úprav.
Skutečná digitalizace tedy dokumenty nejen uchovává, ale především z nich činí živé nástroje pro každodenní práci.
4 hlavní přínosy digitalizace pro vaši firmu
1. Okamžitý přístup odkudkoliv
Zapomeňte na situace, kdy potřebujete důležitou smlouvu a zjistíte, že leží v kanceláři za zamčenými dveřmi. Digitalizované dokumenty máte k dispozici 24/7 z jakéhokoliv zařízení (pokud je uložíte na cloudové úložiště). Home office, služební cesta nebo jednání u klienta – všechny podklady nosíte v kapse.
2. Úspora času, která se počítá na hodiny denně
Průměrný zaměstnanec stráví hledáním dokumentů 2,5 hodiny týdně. To je 130 hodin ročně – více než tři pracovní týdny! Elektronická archivace s fulltextovým vyhledáváním zkracuje hledání z minut na sekundy. Zadáte název klienta, datum nebo jakékoliv slovo z dokumentu a systém vám okamžitě nabídne všechny relevantní soubory.
3. Prostor pro růst místo skladů papíru
Jedna standardní kartotéka zabere tolik místa co pracovní stůl. Deset kartoték – to už je celá kancelář. Digitalizace uvolní prostory pro produktivnější využití. Místo archivu rozšíříte zasedačku nebo přiberete nové kolegy.
4. Bezpečnost, o které papír jen sní
Požár, povodeň, prostá krádež – papírové dokumenty čelí neustálým hrozbám. Digitální dokumenty můžete ochránit šifrováním, pravidelnými zálohami a přístupovými právy. Když někoho propustíte, jednoduše mu zrušíte přístup. U papírových dokumentů to tak snadné není.
Jak na digitalizaci ve vaší firmě krok za krokem
Pro základní představu úspěšné digitalizace dokumentů se nechte inspirovat osvědčeným postupem:
1. Audit současného stavu – zmapujte, jaké typy dokumentů máte, jejich objem a frekvenci používání. Začněte s dokumenty, které používáte nejčastěji.
2. Výběr technologie – pro menší objemy postačí kvalitní kancelářský skener s automatickým podavačem. Pro digitalizaci výkresů nebo objemné archivy zvažte specializované velkoformátové skenery nebo outsourcing.
3. Nastavení standardů – určete formát souborů (PDF pro dokumenty, TIFF pro archivaci), rozlišení (300 DPI pro běžné dokumenty, 600 DPI pro detailní výkresy) a způsob pojmenování souborů.
4. Skenování a kontrola kvality – dokumenty před skenováním zbavte sponek a srovnejte. Po naskenování zkontrolujte čitelnost a úplnost.
5. Implementace systému správy – naskenované dokumenty bez organizace jsou k ničemu. Implementujte DMS systém nebo alespoň promyšlenou strukturu složek s jasnými přístupovými právy.
Kdy svěřit digitalizaci profesionálům
Ne každá firma má kapacitu na vlastní digitalizaci. Externí dodavatel dává smysl, když:
- objem přesahuje vaše možnosti – tisíce dokumentů znamenají stovky hodin práce,
- jde o specializované dokumenty – technické výkresy, křehké historické materiály nebo vázané knihy vyžadující speciální (a velmi drahé) vybavení,
- chcete garantovaný výsledek – odborníci zajistí konzistentní kvalitu a dodržení všech standardů elektronické archivace.
Investice do profesionální digitalizace se zpravidla vrátí během prvního roku provozu díky úspoře času zaměstnanců.
První krok začíná dnes
Digitalizace dokumentů není projekt na příští rok – je to rozhodnutí, které obrazně řečeno změní fungování vaší firmy už zítra. Každý den s papírovými archivy znamená ztracené příležitosti a zbytečné náklady. Začněte třeba jedním oddělením a výsledky vás přesvědčí, že digitální budoucnost stojí za to.
Použité zdroje:
- https://plan.copygeneral.cz/digitalizace-skenovani/
- https://cs.wikipedia.org/wiki/Digitalizace_textu
Zdroj obrázku: ImageFlow / stock.adobe.com