V běžném životě se psaní e-mailů nevyhneme. Jak je ale pokaždé ukončit profesionálně a hlavně zdvořile? Inspirujte se následujícími tipy.
Proč na zakončení e-mailu záleží?
E-mail je dnes naše vizitka. Zatímco v osobním kontaktu hraje roli úsměv nebo podání ruky, v online komunikaci máme jen slova. Závěr zprávy funguje jako pomyslné podání ruky na rozloučenou, které si každý pamatuje. Závěr e-mailu je sice maličkost, ale udělá velký rozdíl. Právě poslední řádky totiž utvářejí dojem.
Rozlišujte kontext
Při volbě zakončení mailu je důležité přizpůsobit se kontextu.
- Pokud se jedná o oficiální komunikaci a píšete například na úřad, držte se osvědčených frází „S pozdravem” nebo „S úctou”.
- Jestliže si dopisujete s kolegy nebo obchodními partnery a navzájem si vykáte, můžete zvolit uvolněnější formu a na závěr e-mailu můžete napsat například „Děkuji a přeji hezký den”.
- Nejsnazší je zakončení e-mailu v případě, že si píšete s členy ze svého týmu, s nimiž si tykáte. Na konec stačí napsat „Díky” či „Zdravím” a rozhodně nepůsobíte nezdvořile či snad nevhodně.
Praktické tipy
Abyste se netrápili s psaním a zejmena zakončením každého e-mailu, máme pro vás několik praktických tipů. Pokud si je zapamatujete, bude pro vás psaní mailů brzy naprosto automatické a bezproblémové.
Kouzlo poděkování
Nezáleží na tom, zda píšete kamarádovi, kolegovi nebo se jedná o oficiální záležitost. Ve všech případech platí, že obyčejné poděkování dokáže zázraky. Nebojte se na závěr e-mailu napsat „Děkuji předem za odpověď” nebo „Děkuji za váš čas”. Jednoduché poděkování promění váš mail ve zdvořilý a profesionální a šance na okamžitou odpověď se tím znatelně zvýší.
Popřejte adresátovi hezký den
Velice milé je také popřát adresátovi hezký zbytek dne. Jestliže chcete být originální, nepoužívejte klasické rozloučení „Hezký den”, ale místo toho vyzkoušejte:
- Přeji pohodový zbytek dne.
- Přeji pohodový zbytek týdne.
- Ať se vám schůzka vydaří.
- Užijte si víkend.
Jediné, na co si při volbě přání musíte dát pozor, je tón. Některá rozloučení jsou až příliš familiární a v oficiálním e-mailu nemají své místo.
Podpis, adresa a pozice
Na konec každého mailu patří podpis. Kromě něj je ale v některých případech nutné přidat také svou pracovní pozici a třeba i adresu. Jestliže chcete, aby vás adresát zastihl i jinde, než pouze na e-mailu, můžete mu poslat další kontakty – LinkedIn, WhatsApp nebo například telefonní číslo.
Pozor na extrémy
Někteří lidé si se zakončením mailu hlavu příliš nelámou, a proto mohou jejich zprávy působit zastarale, trapně a nebo dokonce i zcela nevhodně. Na konec e-mailu pro úřad rozhodně nenapíšete stejné rozloučení, jež byste použili do e-mailu s kamarádkou. Zatímco v ručně psané korespondenci má „S úctou” své místo, do e-mailu můžete bez starostí použít „Děkuji za kladné vyřízení” či „Děkuji za váš čas”.
Malý trik, když si nevíte rady
Dokončili jste obsah mailu, ale nyní si nevíte rady s rozloučením? Vyzkoušejte následující trik. Představte si, že byste s daným člověkem mluvili tváří v tvář. Jak byste se s ním rozloučili? Použijte stejná slova při zakončení e-mailu.
Psaní e-mailů není žádná věda. Když si navíc dáte práci s jeho zakončením a přidáte i poděkování, uvidíte, že se brzy dočkáte odpovědi. Při psaní formálních mailů nezapomínejte na formální tón, ale při psaní s přáteli či kolegy, s nimiž si tykáte, se nebojte trochu uvolnit a dodat i přátelské rozloučení na závěr. V žádném případě ale neodesílejte zprávy bez rozloučení, poděkování a zakončení.
Zdroj textu: www.cuni.cz, www.indeed.com
Zdroj foto: www.freepik.com